Rozdział 5
Zasady publikacji i dokumentacji
Artykuł 109
Indywidualna dokumentacja procedurZastępuje: dyrektywy 2014/24/EU · dyrektywy 2014/25/EU
1. Nabywcy publiczni rejestrują w usłudze e-zamówień nabywcy publicznego i udostępniają w NPPDS zgodnie z art. 134 dokumentację niezbędną do uzasadnienia decyzji podjętych na wszystkich etapach postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności dokumentację dotyczącą komunikacji z wykonawcami, w tym ewentualnych negocjacji, oraz wewnętrzne decyzje dotyczące przygotowania lub korekty szczegółów zamówienia, w tym po ewentualnych negocjacjach, w zakresie wyboru wykonawców i udzielenia zamówienia. Dokumentację przechowuje się przez okres co najmniej trzech lat od daty udzielenia zamówienia, z wyjątkiem przypadków, gdy mające zastosowanie prawo Unii lub prawo krajowe wymaga dłuższego okresu.
2. Informacje dotyczące zamówień i decyzje dotyczące zamówień są rejestrowane i zarządzane w sposób umożliwiający identyfikację ich pochodzenia, ewolucji, uzasadnienia i historii zatwierdzenia w całym ich cyklu życia.
3. Nabywcy publiczni uwzględniają w swojej dokumentacji wszelkie stwierdzone konflikty interesów, naruszenia integralności i znaczące ryzyko dla bezpieczeństwa lub bezpieczeństwa publicznego mające wpływ na postępowania o udzielenie zamówienia lub realizację umowy, a także podjęte środki ograniczające ryzyko.
Chapter 5
Publication and documentation rules
Article 109
Individual documentation of proceduresReplaces: Directive 2014/24/EU · Directive 2014/25/EU
1. Public buyers shall record, in the public buyer’s eProcurement service and make available in the NPPDS pursuant to Article 134, the necessary documentation to justify decisions taken in all stages of the procurement procedure, in particular documentation on communications with economic operators, including in negotiations if any, and internal decisions for the preparation or correction of the procurement detail, including after negotiations if any, in selection of economic operators and award of the contract. The documentation shall be kept for a period of at least three years from the date of award of the contract, except where a longer period is required by applicable Union or national law.
2. Procurement information and procurement decisions shall be recorded and managed in a manner enabling their origin, evolution, justification and approval history to be identified throughout their lifecycle.
3. Public buyers shall include in their documentation any identified conflicts of interest, integrity breaches and significant risks for security or public safety affecting procurement procedures or contract implementation as well as mitigating measures taken.